To-do listy, checklisty – jak je používám a proč mi fungují?

2
653
zobrazení
Check listy a to-do listy - proč mi fungují, jak je používám?
Autorem originální fotografie je Unsplash

Vždycky jsem si sepisovala spoustu věcí, ale často mi to k ničemu moc nebylo. Pak jsem začala blíž zkoumat metody, jak si organizovat čas a jak skutečně věci zvládnout. Téma seznamů úkolů přišlo znovu na řadu. Tentokrát jsem to ale vzala z lepšího konce a udělala z nich jednoho z mých největších pomocníků.

Proč jsou seznamy – různé checklisty a to-do listy – tak skvělé?

  1. hlavě ulehčíme, protože to všechno „hodíme na papír“
  2. máme jistotu, že na nic nezapomeneme
  3. v rámci seznamu můžeme stanovit i pořadí a priority jednotlivých položek
  4. velké, zdánlivě neřešitelné úkoly se rozloží na malé snadno proveditelné kroky
  5. umožňují nám vidět, jak si na tom stojíme
  6. snadno vidíme pokrok a to je jistou motivací
  7. můžeme úkoly dělit na snadné a nesnadné, rychle proveditelné i časově náročné
  8. dovolí nám to lépe odpočívat

Hlavě ulehčíme, protože to všechno „hodíme na papír“

Jedna z nejdůležitějších výhod systému seznamů a taky základ mnoha metod organizace. Pokud si všechny úkoly a s tím související informace zapíšeme, nemusíme si nic z toho pamatovat. Naše hlava je daleko méně zatěžována a značně to zmírní stres. Je totiž dosti náročné pamatovat si desítky úkolů včetně detailů a stále tento pomyslný, nikde nepsaný seznam aktualizovat.

Díky tomu, že toto všechno z hlavy „vysypeme“, můžeme naše kapacity plně věnovat plnění úkolů nebo čemukoliv jinému, ať už produktivnímu nebo příjemnému.

Máme jistotu, že na nic nezapomeneme

Speciálně pokud máme množství souvisejících úkolů, kde jsou některé kroky závislé na jiných předešlých, musíme si být jistí, že nic nevynecháme. Zapomenutý krok může znamenat velkou komplikaci a nebo i zhatění všeho. A samozřejmě, stresovat se tím, abychom na něco nezapomněli… to nemá smysl.

Stanovení pořadí i priorit

Uspořádání souvisejících úkolů do větších celků a nebo přenechání rutinních činností na chvíle, kdy nejsme zrovna nejsvěžejší, to jsou jen dva příklady ilustrující tuto výhodu, A pak tu jsou samozřejmě priority, měli bychom se v prvé řadě věnovat tomu nejdůležitějšímu. Práce s prioritami je na samostatné povídání, nicméně zmínit to musíme. Naše seznamy by vždy měly vést k tomu, že v nich budou na prvním místě prioritní záležitosti, které pak navíc vyřídíme.

Velké, zdánlivě neřešitelné úkoly se rozloží na malé snadno proveditelné kroky

Jedno z největších „tajemství“ mnoha úspěchů. I ten největší, nejsložitěji vypadající úkol se dá rozdělit na malé, mnohem méně hrozivé úkolíčky. Někdy dokonce zjistíme, že se vlastně jedná o sérii jednoduchých kroků, díky kterým zvládneme velké věci.

Navíc, toto rozdělení do kroků nám pomůže skutečně začít. Všichni asi víme, že někdy nekonáme proto, že nevíme, kde začít, nebo že se nám prostě nechce. Pokud si však připravíme malé, třeba i relativně příjemné činnosti na začátek, bude to celé mnohem snazší.

Umožňují nám vidět, jak si na tom stojíme

Z mnoha důvodů potřebujeme vědět, kolik úkolů ještě potřebujeme splnit a nebo jak blízko už jsme naší dovolené. Bez toho bychom těžko plánovali, těžko plnili a i motivace by skomírala.

Snadno vidíme pokrok a to je jistou motivací

Právě ta motivace je jedním z klíčů jednak k dosahování cílů, tak i ke spokojenému žití. Musíme mít chuť dělat věci, musíme vidět, že naše konání má smysl. Motivace je to, co nás žene dopředu i co nám pomůže překonat horší okamžiky.

Můžeme úkoly dělit na snadné a nesnadné, rychle proveditelné i časově náročné

Ne každý úkol je stejný. Právě seznamy nám umožní mezi úkoly rozlišovat a tím přispět k jejich efektivnímu plnění. Můžeme tím taky ušetřit spoustu času. Kupříkladu jsou totiž činnosti, u kterých se nemusíme příliš soustředit. Můžeme je tedy naplánovat na čas, kdy potřebujeme věnovat pozornost ještě něčemu jinému. Nebo na chvíli, kdy budeme chtít náš mozek nechat odpočinout. Naopak na přemýšlení náročné úkoly naplánujeme na dobu, kdy pojedeme na plné obrátky. Díky tomuto přístupu nejlépe zúročíme naši kapacitu.

Sepsání úkolů nám dovolí lépe odpočívat

Znáte to taky? Myslíte na to, co vás čeká, co musíte druhý den udělat… a nemůžete usnout. A nebo jedete na výlet, ale každou chvíli se vám do toku myšlenek vpašuje nějaká povinnost, nějaký problém, prostě cokoliv, co vás nenechá pořádně si vychutnat příjemné chvilky odpočinku. Pokud se ale naučíte správně pracovat se seznamy, zaručuju vám, že si daleko lépe vychutnáte všechny příjemné momenty a bude pro vás mnohem snazší vypnout.

Samozřejmě, tento výčet důvodů, proč mi to-do listy a checklisty tak dobře fungují, není ani zdaleka kompletní. Jsou to ale ty nejvýznamnější body, které si dost často uvědomuju a díky kterým na svoje „seznamování“ nedám dopustit!

2 ks komentářů

  1. To je všechno hezké, ale co tedy konkrétně byste doporučila pro tento účel? Nějaká konkrétní zkušenosti s nějakým programem, platformou?

    • Dobrý večer Zuzko, já sama používám diář a tužku, případně samostatné papíry k tomu (no, je jich hodně :-)). Nevyhovuje mi to mít to digitálně. Poslední dobou si dělám digitálně jen seznam úkolů na týden, to mám v klasickém texťáku. Dál si to ale rozpracovávám do diáře/na papír.

Komentovat