Jak psát to-do listy? Malá inspirace aneb moje pravidla

2
725
zobrazení
Jak psát skvěle fungující to-do listy a checklisty? Moje tipy!
Autorem podkladového obrázku je Unsplash

O to-do listech už jsem psala nedávno – tady. Pro mě jsou naprostým základem pro organizaci a plnění povinností (a někdy i radostí :)). Existuje ale spousta možností, jak tyto seznamy vést, jak a kam je psát a jak s nimi pracovat. Od toho se pak odvíjí, jak dobře nám budou fungovat. A naším cílem je samozřejmě maximální užitek, ať už ho definujeme jakkoliv.

S to-do listy jsem nějak pracovala spoustu let, ale až poslední dobou můžu říct, že mi opravdu fungují. Dávám dohromady proto nějaké moje tipy, třeba vám to usnadní vaši cestu za objevením toho vašeho nejvyladěnějšího systému.

Seznam úkolů v diáři. Základem všeho je pro mě diář. V roce 2016 jsem měla diář o velikosti A5, týden na dvoustránku. V roce 2017 mám formát o něco užší než A5, co stránka to dva dny.

Právě tady píšu svoje základní to-do listy. Všechny úkoly zapisuju pěkně pod sebe, přičemž do druhé poloviny píšu to, co musím udělat doma. Což je většina položek. Seznam běžně vytvářím během rána a dopoledne. Do postranního/spodního volného prostoru zapisuju úkoly na daný týden. Jsou to položky, které zatím nemám rozplánované a nebo které se dají rozložit do volných chvilek.

Používání zkratek. Zkratky jsou někdy nutné a ušetří spoustu prostoru v diáři. Já mam několik projektů, pro každý mám zkratku, a tak je práce s diářem mnohem jednodušší. Ale… velmi důležitá je soustavnost v používání. A musíme si být jisti, že později budeme vědět, co za naší zkratkou stojí.

Stanovování priorit. Někdy (spíše dost často) je potřeba jednotlivým položkám přiřadit prioritu. Někdy se mi povede ve správném sledu už úkoly napsat, jindy ale dodatečně číslem zapíšu pořadí, v jakém je budu plnit. Vždy bychom se měli snažit splnit důležité body a ty méně důležité nechat na konec.

Dostatečně konkrétní. Jedním z největších kamenů úrazu je, když zapíšeme úkol takovým způsobem, že ho pak stejně nemůžeme splnit. Že nevíme, kde a jak začít, že nemáme podmínky k jeho splnění. Proto vždy zapisujeme konkrétní úkoly, složitější méně jasné úkoly rozdělíme na dobře definované části. Potom prostě jakmile vytáhneme seznam, musíme být schopní hned začít plnit.

Pokud ale přeci jen máme úkoly, které nemůžeme přesně definovat, zapíšeme je vedle a pomalu a soustavně pracujeme na tom, abychom z nejasného udělali jasné a konkrétní.

Odškrtávání hotového. Dobrý pocit ze splněného, to není to jediné, co odškrtnutí splněného přináší. Seznam se díky odškrtnutým položkám stává přehlednější a při poslední položce víme, že prostě máme hotovo a můžeme diář zaklapnout.

Já osobně škrtám jednou nebo dvěma vodorovnými linkami. Potřebuju a chci vidět původní text.

Jak psát skvěle fungující to-do listy a checklisty? Moje tipy!
Můj týden v diáři

Použití barev. Já osobně jsem zatím u používání barev dosti střídmá. Nejradši zapisuju věci tužkou. Důležité věci někdy propiskou – modrou nebo červenou. A pořadí úkolů často taky značím červeně, speciálně když jich je hodně. Jen výjimečně použiju zvýrazňovač. Ale musím se přiznat, že jsem si koupila nové propisky ve čtyřech barvách a jsou gumovací. Takže ty mám v plánu zapojit do práce.

Post-ity. Na speciální úkoly a hlavně pak na sérii souvisejících úkolů používám post-it papírky, hlavně kvůli tomu, že jsou na první pohled odlišené od zbytku obsahu.

Plánování projektů. Pro spoustu mých aktivit mám vlastní to-do listy, většinou na přeloženém listu A4. Typicky je to třeba při rozjíždění nebo předělávání webových stránek nebo při plánování obsahu stránky, při plánování novinek. Většinou nejdřív rozepisuju rámcový plán a později konkretizuju a dopřesňuju jednotlivé body a dopisuju další, které se v průběhu objeví.

Vždy se snažím, aby se mi všechno vešlo na tu jednu rozloženou stránku, abych měla všechno na očích. V těchto případech už je použití barev nevyhnutelné, ale většinou k němu dojde až po nějaké době. Značím pak třeba položky, u kterých se musím s někým poradit, nebo věci, které přijdou až na konec a musím je zkontrolovat. Taky dojde na lepící lístečky, které využívám pro dílčí seznamy, například pro soupis souborů, které musím zkontrolovat a přesunout.

Měsíční to-do listy. Zapomenout taky nemůžu na měsíční seznamy, které se snažím tvořit. Na ně mi stačí papír formátu A5 (i když často zase použiju přeloženou A4), na který sepíšu úkoly/cíle, rozdělené podle okruhů a spíš jen rámcově.

 

Toto jsou moje asi nejdůležitější pravidla související s používáním to-do listů. Stala se z nich moje druhá hlava :). Určitě mi šetří spoustu času a pomáhají v plnění úkolů každý den. Ostatně proč je tolik miluju, jsem psala v článku o to-do listech.

2 ks komentářů

    • Já bych se bez nich už nehnula… No bohužel poslední dny u mě vypadají jako poslední řádky o to-do listech u Tebe na blogu – přesunuju ze dne na den další a nehnu se. Ale zas aspoň jsem pro to měla docela dobrou výmluvu a teď už zase musim začít makat 🙂

Komentovat